有效资源管理的7个技巧

发布时间:2019-08-26 18:55:11 阅读:51

在现代商业中,如果不使用设计合理的软件解决方案,就无法有效地处理资源管理过程但尽管如此,重要的是要记住,应用程序只是让您将想法变为现实的工具。因此,不了解资源管理的基本原则是不能用任何技术手段来补偿的。

有效资源管理的7个技巧

在本文中,我们将分享一些有效资源管理的技巧,我们相信这些技巧可以成为业务流程中不可或缺的一部分。

不要急于收集项目要求

在开始处理项目后的第二分钟,尽量不要跳到需求制定过程。在项目启动之前获取有关项目的更多信息将有助于您更准确地规划进一步的操作和管理资源。每个项目都是独一无二的,目标列表取决于其功能。但是,尽管您的业务具有特殊的品质,但有效的资源管理意味着您始终关注相关的截止日期,适当的成功指标,预算,关键竞争对手以及通过工作流程所需的批准。

为了在业务中进行有效的资源管理,尽可能多地投入需求收集非常重要。请记住,您在此阶段记录的所有内容都将对所有后续流程和资源管理的整体效率产生重大影响。如果您错过了一个看似不重要的细节,您可能需要在工作过程中进行更改,这将损害您的业务,并且不会让您的员工满意。因此,有效的需求收集方法可以确定项目整个生命周期内的资源管理效率。  

定义优先排序方法的原则

在确定要实现的目标以及完成目标后,您必须定义优先级的过程如何工作。它是资源管理的重要组成部分,因为会出现更多新活动,您必须根据所选优先级分配资源。由于每项业务都是独一无二的,因此当我们讨论优先级排序方法时,没有一种通用的解决方案。但无论如何,您应该计划如何将那些紧急的请求与其他请求分开。选择正确的分类标准可以让您花更少的时间来制定决策并快速分配关键任务的资源。

计算任务需要多长时间

例如,即使在诸如电影制作等创意产业中,也可以找到从一个项目到另一个项目几乎相同的例行任务和流程。这一事实意味着您可以在进行工作流程并开始规划任何资源管理例程之前估计特定活动需要多长时间。为此,您只需跟踪完成可重复工作流程所需的时间,或咨询团队专家以获得估算值。无论如何,由于错误的假设,你很可能会对你如何为活动分配时间感到惊讶。在了解完成任务所需的时间之后,预测完成特定任务所需的资源量并相应地分配它们会更加容易。

确保最大透明度

为了提高团队的整体绩效,优化资源管理流程,实现最高效率,确保所有员工都朝着共同目标努力。如果您创建一个环境,每个员工都确信每个参与者都在其责任范围内诚实地工作,那么每个团队成员的奉献精神将会增加很多倍。为了实现这一目标,您必须鼓励团队成员之间进行公开讨论,并确保每个人都可以自由地谈论潜在的风险。任务的明确和自我一致的优先顺序也是实现更好资源管理透明度的一个非常重要的部分。确保团队的每个成员都知道在项目的当前阶段哪些特定任务是重要的,以及为他们分配了哪些资源。  

为了确保整个团队作为一个单一机制运作,您必须有可能看到谁在处理什么任务。集中式软件工具可以成为一个出色的解决方案,使您可以管理所有项目和每个团队的资源。此类资源管理软件允许查看所有员工的日程安排并定义他们分配的任务。此外,您还可以查看特定团队成员分配给特定任务的时间以及完成该任务需要多长时间。能够快速接收此信息是每个企业有效资源管理的重要组成部分。

我们为建筑业公司提供的项目管理解决方案是一个很好的应用程序示例,可以改善您的业务的资源管理流程:

建设项目管理解决方案

具有资源规划功能的此管理应用程序可显着简化监视当前项目状态的过程,并允许将员工分配给特定任务。资源列表可以快速访问员工姓名,专业,小时费率等信息。在您眼前拥有所有这些信息后,您将能够更有效地分配人力资源。此应用程序的另一个重要部分是资源日历,使用户能够查看分配给特定员工的任务:

建设项目管理解决方案

确保可靠的通信渠道

可靠的协作工具是资源管理过程的另一个重要部分。它们可供所有员工使用,可以降低错误概率,提高团队成员的整体工作效率。您工作的成功直接取决于分享和讨论想法的能力,没有任何障碍。没有比让人感到孤立更好的方法来抑制创造力了。此外,为员工提供在其初期分享想法并将其与同事一起发展为完整概念的能力,可以成为一个良好的团队建设实践。

通信工具可以采用各种形式。例如,它可以是独立应用程序,也可以是自定义资源管理系统的集成模块选择哪个选项取决于您的工作功能,预算,使用的业务流程以及其他因素。

作为通过通信改进资源管理过程而开发的定制工具的示例,您可以检查我们基于React的对等视频聊天应用程序

点对点视频聊天

此解决方案最初旨在实现两个目标:提供有效的通信并帮助我们的客户保护商业机密的安全。WebRTC是我们的开发人员选择的技术,以确保通信的高安全性。为了帮助团队成员彼此沟通,我们实施了音频和视频聊天,短信,群聊和通知系统,以告知用户有关新事件的信息。文件共享功能使用户可以共享他们的图像和文档。此解决方案允许最多3000个用户添加文本对话,并为五个用户进行组呼。

为不可预知的变化做好准备

即使您制定了本世纪最亮的资源管理计划,也无法保证您在工作过程中不会受到不可预测的更改。工作过程中间的任何变化都将导致重新定位资源的必要性。这种情况需要员工的思维转变,这可能会成为一个挑战。为了避免压力,最重要的是不要对员工施加压力。相反,给他们一些自由,并证明你相信他们找到克服已出现问题的计划,并保护您的业务免受不必要的损失。

让您的团队快乐

企业的资源管理不仅涉及战略,还涉及人际关系。您的员工构成了公司的精髓,使您的业务得以运营,并在市场上实现竞争优势。花一些时间来了解更多与您合作的人,了解他们的动机以及他们最憎恨的工作。如果您记住这些信息,那么在评估特定任务的资源时,您将更容易做出决策。您将能够定义哪些进程与特定资源匹配。更重要的是,您将了解哪些活动与特定资源不兼容。例如,如果特定员工尽一切可能不在压力下工作,  

让您的团队满意是投资会影响激励并避免员工流失。让您的团队知道您对如何改进已使用的业务流程提出建议。毕竟,他们是执行工作的确切人员,并且意识到他们工作的重要性将导致对业务的更重要的承诺。

结论

有效的资源管理是战略思维与现代定制企业软件的融合,是根据特定企业的需求而设计的。请记住,您在项目生命周期的最初阶段的行动将决定整体成功。从尽可能多地学习您的项目开始。然后,计算完成任务所需的时间,并计划确定将来需要立即关注哪类任务的过程。

定制软件可以成为一种有用的工具,使您能够改善工作人员之间的协作过程,并了解您所分配的资源和任务的当前状态。最后但同样重要的是,重要的是要记住,企业中的资源管理涉及人际关系。因此,尽最大努力确保公司成员满意,并且他们所从事的工作是这种幸福的一部分。  


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